INTRODUCCIÓN
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL CONSEJO NACIONAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES
.
En el presente trabajo se analizará la
importancia de la Gestión del Conocimiento, entendida como el aprendizaje por
medio del descubrimiento. Desde hace un tiempo las instituciones pudieron
comprender que con el hecho de contar con activos físicos, financieros y
humanos no era suficiente para generar ventajas competitivas y generar valor a
sus productos sostenidos en el tiempo.
Recientes investigaciones dieron
cuenta que hay dentro de las instituciones un tipo de activo que no es tangible
ni contable, que pertenece a la institución que genera valor al ser bien
administrada, se trata del conocimiento que generan al interior de las
instituciones grupos de trabajo cuando
hablan de procesos o rutinas organizativas. Estamos hablando de las personas a
través de su conocimiento y de cómo aportan al éxito institucional. En esta
ocasión se analizará la gestión del conocimiento dentro de una institución
pública de reciente creación, se trata del Consejo Nacional de la Cultura y las
Artes.
El CNCA, no nace bajo una mirada
antojadiza de un par de iluminados. La gestación del CNCA tiene su origen en el
año 1990, cuando existía la División de Extensión Cultural dependiente del
Ministerio de Educación. A partir de 1996 esta División de Extensión Cultural
creció y desarrollo su accionar construyendo equipos de trabajo con capacidad
de gestión en el ámbito cultural para enfrentar las tareas en un país con una
geografía e identidad diversa y a la vez fascinante y enriquecedora, con el
objeto de concretar tres metas esenciales: Descentralizar la Cultura,
Concentrar los esfuerzos hacia la Marginalidad y unir dos temas importantes
como son Educación y Cultura. Lo
anterior con el afán de lograr de manera más eficiente y eficaz la consecución
de estas tres metas estratégicas. El equipo humano de este organismo trabajó
permanente para coordinar, implementar y difundir hacia la comunidad las
distintas iniciativas o espacios que componen el espectro cultural de nuestro país.
Es así como, el Consejo Nacional de la
Cultura y las Artes (CNCA), es una institución pública creada el 4 de Junio del
2003. El Congreso aprobó la Ley Nº 19.891 que creó el Consejo Nacional de la
Cultura y las Artes y el Fondo Nacional de Desarrollo Cultural.
El Consejo Nacional de la Cultura y
las Artes, es un servicio público autónomo, descentralizado y territorialmente
desconcentrado, con personalidad jurídica y patrimonio propio y con una
relación directa con el Presidente de la República, a través del Presidente del
Consejo, quien tiene rango de Ministro.
La Misión del CNCA es “Promover un
desarrollo cultural armónico, pluralista y equitativo entre los habitantes del
país, a través del fomento y difusión de la creación artística nacional; así
como de la preservación, promoción y difusión del patrimonio cultural chileno,
adoptando iniciativas públicas que estimulen una participación activa de la
ciudadanía en el logro de tales fines”.
1. Memoria Cultura 2003, Consejo Nacional de la Cultura.
Palabras Claves: Organización inteligente, capital intelectual, capital humano, capital relacional.
DIAGNOSTICO
A
consecuencia de los cambios generados al pasar de una División de Extensión Cultural
a, -Consejo Nacional de la Cultura y las Artes,- organismo con características
de Ministerio- se implementaron un nuevo estatuto organizativo, nuevas
responsabilidades, además de un vertiginoso incremento y diversidad de
actividades culturales, que las unidades fueron conformando en nuevas áreas,
secciones, departamentos de trabajo, que estaban ausentes en la planificación
inicial y en las actividades y demandas de los creadores culturales.
Todo esto llevó va un crecimiento
importante de la dotación de personal, comprometido activamente con el
desarrollo de las distintas disciplinas de las artes, que aportaban de manera
eficiente a las necesidades propias de la cultura nacional.
A partir de Agosto de 2003 en esta
nueva institucionalidad cultural, se están materializando cambios. Una fracción
del personal de planta, contrata y honorarios
que laboraba en la ex División de Extensión Cultural dependiente del Ministerio
de Educación, pasa a formar parte de este nuevo servicio público, contando por
ello con una vasta experiencia y conocimiento tácito suficiente para el buen
funcionamiento institucional.
Sin embargo el Consejo no hereda un
almacenamiento de conocimiento organizacional sobre métodos, competencias,
procesos etc. Iniciando de esta manera la aventura de comenzar a desarrollar y
ponerse al día con la aplicación de nuevas técnicas, modelos, procedimientos,
procesos y desarrollando conocimiento para enfrentar a la ciudadanía.
La importancia de realizar este
diagnóstico radica precisamente en poder
implementar, modificar y administrar el conocimiento a nivel de la
gestión institucional.
La actual gestión del conocimiento del
CNCA es débil, aun es inmaduro en relación a su gestión e implementación para
transformarse en una institución inteligente.
Bajo este concepto, es importante
reconocer que existe un bajo nivel de conocimiento de las capacidades de las
personas dentro de la organización, lo que dificulta saber qué es lo que
realmente podremos lograr, para así proponer soluciones creativas y ser capaces
de lograr un compromiso mayor con la institución. Es necesario, además, derribar los paradigmas que aun rondan para
tener una visión global del mundo y de
esta forma conocer y manejar nuestros modelos mentales para promover una mejor
comunicación dentro de la institución.
Son escasas las personas que tiene una
visión compartida del CNCA por ello es difícil compartir visiones personales y
de esa forma ir alimentando una visión de la organización y que cada
funcionario sienta una gran conexión que lo impulse a dar todo para convertirla
en realidad.
Las instancias para generar trabajo en
equipo son escasas bajo este punto es importante destacar su importancia y
generar un contexto para el desarrollo de aptitudes de trabajo en equipo,
puesto que al interior de los equipos de trabajo se da una infinidad de
relaciones inconscientes que van a determinar un buen dialogo y aflorar la
inteligencia del grupo.Un elemento importante es que se piense en términos
sistémicos, no aislados, ya que la realidad funciona en términos globales, para
ello es necesario identificar las interrelaciones y funcionar como equipo y no
como grupo de trabajo.
Como consecuencia de ello existe un
escaso dominio de un lenguaje técnico básico instalado al interior de la
organización. Aun no se implementa la gestión por competencia, el uso de la
intranet como una herramienta depositaria de información relevante y de acceso
transversal en el personal.
Actualmente el mundo está cambiando
constantemente con ello también las organizaciones es por esto que se debe
innovar para ir a la par con la era del conocimiento. La innovación deriva de
la base del conocimiento de la organización, de su capital intelectual y de la constante renovación que es el principal medio de innovación. De esta
forma el aprendizaje organizacional debe ser gestionado junto con el
conocimiento organizacional como parte de las estrategias de desarrollo, por
ello se debería contar con programas para formar gestores especializados en la
administración de las variables que forman parte del capital intelectual que
tienen un papel clave en el tratamiento y administración de este nuevo
conocimiento que va a aumentar el existente en el sistema, a través de la
identificación de nuevas competencias o métodos de trabajo con las mejores
prácticas.
El CNCA en
este sentido no aprovecha
la experiencia que ha acumulado en el pasado para generar nuevos conocimientos,
enfrentar los retos del presente para aprovechar las oportunidades del futuro.
Contrariamente las nuevas autoridades no han destinado recursos suficientes
para el aprovechamiento de la experiencia, conocimientos, talentos y sabiduría
colectiva acumulada, para aumentar la capacidad de respuesta, innovación,
gestión del cambio y desarrollar la capacidad de generar respuestas no
planeadas (innovadoras) ante estímulos sorpresivos.
El
CNCA debe aprender a proponer, reformar
las actitudes y procedimientos de la organización, con base en la gestión del
conocimiento, y cambiar la manera cómo las personas piensan y aprenden destrezas,
y no simplemente el modo como organizar su conocimiento. Es importante destacar
que existe un grado de capital estructural,
relacionado con los recursos bibliográficos y documentales, archivos,
sistemas y procedimientos de gestión, la cultura y los valores, las bases de
datos, los desarrollos técnicos y otros medios intangibles disponibles al
interior de la institución.
Si se quiere implementar un proyecto
es necesario contemplar una serie de variables que pueden influir o determinar
los resultados y su ausencia puede hacer fracasar cualquier intento de
implementación de un sistema de gestión del conocimiento.
Por tanto es necesario saber si existe
dentro del CNCA, una cultura orientada al conocimiento que será el conjunto de
prácticas colectivas significativas basada en procesos de trabajo. En este
sentido es posible ver un tipo de cultura dentro del CNCA, pero que no está
orientada a la transmisión de conocimiento.
La infraestructura tecnológica
utilizada no siempre está construida para el desarrollo de la gestión del
conocimiento, ya que no es de fácil acceso lo que no permite una comunicación
fluida al interior y exterior de la institución. Existe cambios constantes de
infraestructura tecnológica lo que dificulta el acceso a la información y al
conocimiento, debido a que una vez que se ha tomado conocimiento, éste se
vuelve a cambiar, lo que dificulta la dinámica del mismo.
Además de no existir un sistema de
recompensas ni beneficios para aquellos integrantes de la organización que
aportan a la gestión del conocimiento. Esto resulta de vital importancia para
incentivar al personal para que no pierdan el interés y se vuelven más
proactivos.
HACIA LA TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
La
gestión del conocimiento es importante en las organizaciones públicas puesto
que los nuevos modelos de sociedad requieren organizaciones más flexibles,
interconectas y orientadas al funcionamiento en red y con capacidad de reacción
inmediata. Más que la implementación de una determinada tecnología o software,
implica ante todo una nueva manera de hacer las cosas, que ya no está vinculada
sólo con el valor presente, sino con el valor que la organización le dará en el
futuro.
De esta forma se podrá aplicar de
mejor forma la planificación estratégica de la institución e implementar las
políticas gubernamentales en forma óptima, siendo ésta una fuente de ventajas
competitivas, a diferencia del uso de datos e información, que son recursos
desvinculados de la experiencia personal. Por tanto, la gestión del
conocimiento resulta una herramienta de gran trascendencia para las
organizaciones públicas. En este sentido el desarrollo de una sociedad del
conocimiento requiere un avance armónico y equilibrado en todas sus dimensiones
para que se genere un efecto multiplicador. Se requiere la participación de
los funcionarios, clientes, skateholders, ciudadanos y los diferentes niveles
administrativos, que son parte principal en el desarrollo de la sociedad del
conocimiento.
Se busca incorporar dentro del CNCA,
un modelo de organización orientada a la gestión del conocimiento. En este
contexto, las organizaciones públicas no pueden permanecer aisladas y ajenas a las
profundas transformaciones que las tecnologías avanzadas de la información y
de las comunicaciones producen en todo el orbe, sino que han de integrarse en
la sociedad de la información y del conocimiento y aprovechar toda su
potencialidad, con el fin de mejorar su posición de servicio a los ciudadanos
y a la sociedad.
Propiciar el aprendizaje en equipo, a
través del intercambio de conocimiento tácito entre los integrantes de los
equipos de trabajo que lo poseen, para desarrollar un “conocimiento de equipo” y prevenir la pérdida de conocimientos
por la salida de empleados claves. Es necesario poner a disposición de los
integrantes de la organización el resultado de las funciones asignadas, de esta
forma se tendrá conocimiento de qué es lo que hace quién, las forma de trabajo,
metodologías y resultados obtenido.
Por ello que, se debe implementar expresiones
de la gestión del conocimiento en la institución de forma que se aproxime a los objetivos:
Ø
Aprovechar el
conocimiento estructurado de la organización. Significa
utilizar, aprovechar el conocimiento estructurado de la organización, en forma
de informes internos, normas, metodologías, patentes, presentaciones en eventos
para la organización y reutilización en nuevos productos y proyectos de conocimiento.
Ø Identificar
los que más conocen. Deben identificarse los expertos en
diferentes áreas de interés e invitarlos a reuniones, seminarios; deben crearse
redes de expertos y redes de conocimiento en la organización; así como
formalizar también las bases de datos con información sobre ellos.
Ø
Identificar
los que saben realizar determinadas tareas. Es necesario
realizar un análisis de las funciones que desarrolla cada funcionario, en tanto
conocimiento y éxito de las funciones atribuidas y desarrolladas. Debe
realizarse el mapeo o inventario del conocimiento existente en la organización
y que es útil para alcanzar las metas propuestas, saber las competencias de los
individuos de la organización y conocer cuándo es necesario capacitar o
incorporar a personal externo, para el desarrollo de un producto o servicio.
Ø
Identificar
los líderes del conocimiento en la organización. Es
imprescindible, tanto para tareas prácticas como para las proyecciones a
mediano y largo plazo y para apoyar la gestión del conocimiento, la
identificación de expertos y otras fuentes de información en la propia
organización.
Ø
Multiplicar
los líderes del conocimiento. Mediante la creación de “equipos de
conocimiento”, en los que se comparta y genere nuevo conocimiento y se cultiven
las cualidades de liderazgo
Ø
Aprender de la
práctica. Mediante el desarrollo de métodos de trabajo que
permitan aprovechar rápida y ampliamente las lecciones que resultan del
contacto con los usuarios y clientes, las deficiencias, las dificultades y logros
en la producción, los servicios y otros identificados.
Ø
Valorar el
conocimiento. El aparato económico de la organización debe ser
capaz de incluir en sus balances el valor del capital intelectual:
copyright, patentes, información no divulgada, licencias, etcétera
Ø
Utilizar el conocimiento para la toma de
decisiones. Mediante la compilación, análisis y síntesis de información
procedente, tanto del entorno interno como externo a la organización; el uso de
bases y bancos de datos, bibliográficas o de otros tipos, información de
patentes, orientaciones para los eventos nacionales e internacionales y otros
recursos importantes
Ø
Proteger el conocimiento. Mediante la
firma de contratos de confidencialidad, la clasificación de la información
confidencial, la toma de medidas para la protección del knowhow, el registro de
los conocimientos susceptibles de protección por medio del registro de la
propiedad intelectual -software, marcas, patentes, etcétera.
Ø
Incorporar valor agregado. A partir del
aumento del valor de los productos y servicios y mediante la incorporación de
una mayor cantidad de conocimiento, para hacerlos mejores y, eventualmente, con
una mayor aplicación de la tecnología.
Indudablemente,
para expresar las distintas formas que puede adoptar la gestión del
conocimiento, se requiere del diseño y la elaboración de proyectos para la
ejecución de actividades y acciones que posibiliten una visibilidad de esas
formas de expresión de la gestión del conocimiento.
La realización de instancias de
intercambio de conocimiento e implementar un sistema integrado en cuanto al
flujo de información administrativa, financiera como de productos logrados por
cada departamento. Existe un software llamado “filemaker” el cual es
depositario de la información administrativa que fluye por la organización,
este sistema permite hacer un seguimiento completo de documentos, quien lo confeccionó,
en qué lugar físico se encuentra, -para la firma de alguna jefatura- y el
destino final. Este sistema debería ser compartido por todos los funcionarios
de la institución y no acceso restringido a las/os secretarias/os de
determinado sección y para el caso de ciertos documentos el despacho
extra-institucional, esto permitía ahorro, eficacia y no duplicación de
esfuerzos en los procesos administrativos, teniendo acceso al depósito final
del documento.
Otro elemento que se debe de modificar
es el proceso del concurso de proyectos, que se viene realizando hace más de 12
años, por los distintos fondos concursables a los cuales pueden tener acceso la
ciudadanía, debe de realizarse completamente on-line, en cuanto a:
- Consultas
- Postulación
- Admisibilidad
- Evaluación
- Selección (consultas SIGFE)
- Firma de Convenios
- Seguimiento del proyecto
- Evaluación ex- post
En el caso de las consultas estas
debería resolverse en forma remota, solo vía internet (mail, preguntas
frecuentes, etc). La asistencia de postulantes de proyectos en forma
personalizada, requiere destinar tiempos escasos, uso de infraestructura y
personal el cual es escaso.
Mejorar el acceso y las comunicaciones
con nuestros clientes e interinstitucionalmente, compartir información
permanente, fluida y eficaz a través de un sistema computacional para evitar
duplicación y retraso en los procesos de forma tal de generar un mejoramiento
continuo.
CONCLUSIONES
Es
claro que se está propiciando un gran cambio en la forma en que se hacen
disponibles los datos en forma digital para las persona. La filosofía de Datos
abiertos, les está dando gran poder a los ciudadanos para crear relaciones y
conectar información entre sí.
Especialistas
del mundo están compartiendo prácticas y están poniendo a disposición datasets,
software y experiencias para entregar acceso a fuentes de información o datos.
Para lo anterior se usa una herramienta conceptual llamada ontología, que en
palabras muy sencillas es una herramienta que define los conceptos usados para
describir y representar el área de conocimiento que tienen los datos o
documentos puestos a disposición.
Por
tanto implementar un modelo de gestión del conocimiento en el Consejo puede ser
un pionero en las relaciones laborales dentro de la institución.
Los mapas conceptuales son muy útiles
como una manera de representar la semántica de los documentos, así como para
estructurar y definir el sentido de los metadatos de
estos documentos, y también, son muy eficaces para aplicaciones computacionales que
"buscan" o "navegan" entre diversas fuentes o diferentes
dominios. La web semántica define en forma clara que deben tener una estructura
que define los conceptos/objetos/cosas del dominio, las relaciones que existen
entre estos conceptos, y las propiedades o atributos que tienen estos
conceptos/objetos/cosas.
Un
ejemplo a seguir, es el portal datos.bcn.cl de la Biblioteca del Congreso de
Chile, el cual ofrece acceso a datos provenientes de los dominios de su acervo, en especial de los
recursos legislativos entre otros. Este portal entrega acceso a consultas
especializadas. El desarrollo de las tecnologías, las nuevas prácticas y formas
de interacción, hacen necesaria una revisión tanto de la estructura y
funcionamiento de la organización para que éste siga teniendo sentido acorde a
esta nueva forma de apreciación.
Asimismo, la Ley N° 20. 285 sobre Acceso a la
Información Pública, es una nueva práctica que remece desde los cimientos el
flujo de la información pública. La forma habitual de generar archivos se
contrapone al flujo documental que impone la transparencia activa que obliga a
que esta información sea publicada electrónicamente, en forma completa,
actualizada, y de un modo que permita su fácil identificación y un acceso
expedito.
Para
la generación denominada nativos digitales la interacción es mucho más natural que sea en línea, digital, pero congruente
con un nuevo modelo de procesamiento que permite buscar, usar, reusar, enlazar,
“tweetear”, compartir, comentar y redistribuir.
El siguiente modelo
SECI propuesto por Nonaka y Takeuchi enfatiza que la conversión del
conocimiento es un "proceso social entre los individuos y no está
restringido a un solo individuo". Consta de 4 etapas, como se ve en la
figura 1:
Ø
Socialización (tácito a
tácito), la cual incluye la información compartida y la comunicación del
conocimiento tácito entre individuos. Dentro de este proceso, el compartir
conocimiento se lleva a cabo sin producir conocimiento explícito mediante una
comunicación cara-a-cara o mediante experiencia compartida.
Ø
Externalización (tácito a
explícito), la cual mediante conceptualización y articulación, típicamente en
colaboración, una proporción del conocimiento tácito de un individuo es
capturado de forma explícita.
Ø
Combinación (explícito a
explícito), la cual dice que el conocimiento explícito puede ser compartido de
varias formas, ya sea en juntas, vía documentos, email, mediante la educación o
capacitación. Normalmente esto está bien establecido en las organizaciones.
Ø
Internalización (explícito a
tácito): la cual dice que para poder reaccionar a la información, los
individuos deben de entender e internalizar la misma información, lo cual
involucra que cada uno cree su propio conocimiento tácito. Unido cercanamente a
"aprendiendo haciendo", el conocimiento explícito se convierte en
parte del conocimiento base del individuo, el cual se convierte en una
propiedad para la organización
Será importante que todos los miembros de una organización estén dispuestos a
compartir su conocimiento para poder incrementar el proceso de aprendizaje
organizacional. Aparte de esto, deben de saber cómo es que deben de actuar, lo
cual establece la necesidad a los superiores de informar a los subordinados
acerca de su rendimiento.
Por último será de gran utilidad poder
implementar un modelo de gestión del conocimiento como es que propone Nonaka y
Takeuchi, en que el intercambio de conocimiento y los procesos de aprendizaje
se llevan a cabo en 4 diferentesniveles: a nivel individual, a nivel grupal, a
nivel organizacional y a nivel inter-organizacional. Esto indica que es
necesario crear un marco estructural y cultural de la organización que aliente
a los individuos, al grupo y a la organización como uno solo para aprender de
cada uno a través de compartir su información.
De esta forma el CNCA estará dando un
salto sustantivo para innovar y transformar el conocimiento existente. Por ello
es necesario que las jefatura/lideres estén dispuestas a participar activamente
para incentivar a los funcionarios a ejecutar, mejorar y transformar procesos.
Es necesario además que se generen nuevas
conductas de transferencia de conocimientos a través de capacitaciones,
comunidades virtuales, etc.
Incentivar a los funcionarios a que
transfieran su conocimiento y lo compartan con el equipo de trabajo y con el
departamento, ya que de esta forma evoluciona y sirve para dar soluciones a
problemas comunes.
Construir cultura y aprendizaje por medio
de las habilidades y experiencias con las que cuentan los otros equipos de
trabajo.
Por ultimo sensibilizar a los funcionarios
y líderes sobre la importancia de implementar un modelo de gestión del
conocimiento de forma tal de conseguir un mejoramiento continuo, innovación en
los procesos y agregar valor a nuestros productos y/o servicios.
BIBLOGRAFÍA
- Introducción a la Gestión del Conocimiento aplicada al sector público. Primera referencia. Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Economica y Social (ILPES). Agosto 2002.
- Martin Herandez, Antonio. Sainz-Maz Abascal, Maria del Carmen. Hacia la Gestión del Conocimiento en nstituciones Publicas. Universidad de Cantabria.
- Revista sobre sociedad del conocimiento. Articulo: La influencia de la sociedad del conocimiento en la modernización de la Administrción Publica. 2006.
- Hernández Muñoz, Mónica. Propuesta de modelo de gestión del conocimiento para la gerencia documental y centro de servicios compartidos del grupo Bancolombia en Medellín. 2010.
1. Se entiende por Nativos Digitales a aquellos individuos que nacieron en la era digital y son usuarios permanentes de las tecnologías con gran habilidad. Esta expresión la acuñó Marc Prensky en un ensayo titulado “ La muerte del mando y del control” donde los distingue como aquellas personas que ha crecido con la red y los distinguía de los inmigrantes digitales, llegados más tarde a las TIC.
2. Los Metadatos se refiere a los datos que se pueden obtener de otros datos.
3. Peter Senge define Organización Inteligente como aquellas organizaciones en la que los individuos son capaces de expandir su capacidad y de crear los resultados que realmente desean, donde las nuevas formas y patrones de pensamiento son experimentados en donde las personas aprenden continuamente y en conjunto, como parte de un todo.
4. Capital Intelectual: Esta compuesto por tres ámbitos, capital humano, organizacional y
relacional. Se trata de las capacidades, actitudes, destrezas y conocimientos que cada miembro de una
organización aporta, se trata de activos individuales, e intransferibles. Luego
incluyen todos aquellos elementos de tipo organizativo interno como, bases de
datos, los cuadros de organización, los manuales de procesos, la propiedad
individual (patentes, marcas o cualquier elemento intangible que pueda estar
protegido por los derechos de propiedad intelectual), por último se refiere a
los posibles clientes, clientes fijos de la institución (cartera de clientes,
listas establecidas, etc.), y a la relación organización-cliente (acuerdos,
alianzas, etc.); y también a los procesos de organización, producción y
comercialización del productos o servicios
(estrategias de cara al logro).
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